¿Cuál es el trabajo de un organizador de eventos?

Hacer un buen evento es un trabajo arduo que requiere de muchas personas sincronizadas para alcanzar un mismo objetivo, pero entre esas personas debe haber un líder, una persona encargada de llevar el compromiso de representar y hacer posible la totalidad del evento, un organizador de eventos.

Pero ¿cual es el verdadero trabajo de un organizador de eventos?.

Esta es una pregunta usual y muchas veces difícil de responder; ¿es la planeación?, ¿el liderazgo hacia los trabajadores delegados?, ¿su capacidad para cerrar negocios?, ¿su capacidad para resolver inconvenientes inmediatamente?.

La respuesta es todas las anteriores y en la entrada de hoy no solamente hablaremos sobre el trabajo de un organizador de eventos, si no también de como lograr ser uno de los mejores.

Este trabajo es particularmente intensivo y requiere de  muchas habilidades, desde la creatividad para aportar ideas, hasta la facilidad para manejar equipos, negociar precios, negociar contratos y las condiciones de los contratos buscando que las personas implicadas se beneficien para hacer del show algo impecable para los compradores, los asistentes, los invitados, los trabajadores y el espacio donde se realiza el evento.

Consejos para ser un gran organizador de eventos

El timing de un organizador es clave para lograr las metas propuestas, es la base de todo, esta persona debe ser capaz de contratar previamente servicios de aseo, de seguridad, de alimentación, de sonido y técnicos audiovisuales para que el día del evento no se corran los horarios por tardanzas en el montaje y de la misma forma dejar los horarios claros y estrictos con todo su equipo para que las cosas comiencen cuando deben empezar y terminen a horarios adecuados, todo esto se puede anticipar y cuando un organizador anticipa es casi seguro que va a poder resolver todos los problemas que aparezcan en su camino durante y después del show.

Hay que tener muy claro que casi todo el trabajo fisico y practico no va a ser realizado por el organizador, y no debe serlo, esta figura tiene que estar enfocada en realizar sus labores, estas tareas dependen de colaboradores y proveedores, pero él debe estar capacitado para dirigir y manejar todo este personal.

No nos olvidemos que la mayoría de clientes muchas veces no nos dan las herramientas adecuadas para lograr las metas, son desordenados, no aportan el dinero necesario para contratar algunos servicios o dan una cantidad indefinida de dinero esperando que uno se encargue de absolutamente todo, esto puede generar problemas que el organizador debe resolver, ojalá en la primera reunión con la agencia o el contratador para dejar muy claras las condiciones, los dineros necesarios, los objetivos y evitar malentendidos antes que comencemos a realizar algo concreto.

Es aquí cuando tener un Briefing muy claro es importante para poder hacer un contrabriefing, que es el documento en el que nuestra compañía, equipo o agencia puede plantear dudas, hacer comentarios o solicitar que definan mejor puntos y solicitudes que no están claras o que varían mucho sobre lo que se le puede ofrecer a un cliente, llenándolo de falsas expectativas.

La próxima semana especificaremos un poco mas del contenido que debería tener un Briefing y como plantear un contrabriefieng, pero por el momento los dejamos con esta definición del trabajo de un organizador de eventos y de como lograr ser uno de los mejores.

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