Gestión de eventos corporativos, aspectos vitales

Los equipos de gestión de eventos corporativos están compuestos de personas con muchas cualidades como una buena comunicación, sociabilidad, emprendimiento, búsqueda de oportunidades, enfoque de apertura y por lo general son personas que pueden trabajar en varias áreas no centralizadas.

Por esto mismo es necesario que haya un líder, una persona que encabeza la estrategia de gestión, esta entrada está hecha para ese líder, para entender los puntos principales y objetivos que debería lograr un evento corporativo:

  • Impacto superior como estrategia operativa.
  • Una cobertura amplia del evento.
  • Posicionamiento de la empresa por medio del evento.
  • Enfocar el evento hacia las necesidades de los asistentes.
  • Crear un volumen de ventas positivas, o contactos profesionales para trabajar a futuro.

La persona encargada de encabezar la estrategia tiene que estar ligada al marketing y a las ventas, alguien que le dé prioridad a los resultados de la estrategia más allá de la innovación o la utilidad (estos aspectos son trabajo de otros miembros del equipo), proyectando una imagen corporativa positiva de la empresa y manteniendo el profesionalismo siempre ante todo.

Debe encargarse de medir todas las variables que afectan la relación con los clientes durante las fases del evento, como el nivel de impacto y el recuerdo que les queda a los asistentes sobre lo que vieron.

Trabajar de la mano del Dpto. de Recursos Humanos

Los empleados que trabajan en este departamento son expertos a la hora de entender dónde están las oportunidades relacionadas con el talento, las personas y las emociones, pueden captar cuando es necesaria la cooperación profesional o el desarrollo personal, además entienden más fácilmente las necesidades de las personas y las capacidades del personal, haciéndolos  imprescindibles para canalizar los esfuerzos de gestión durante las situaciones de crisis o problemáticas con los asistentes al evento o los clientes.

Los medios y el Hacker de crecimiento

En el caso de buscar un peso mediático, la mejor forma es la viralización en redes del evento, así podremos aumentar los seguidores web en un tiempo corto, para esto la figura clave es el famoso Growth Hacker, o Hacker de crecimiento, el vendría siendo una extensión de la estrategia de marketing aplicada a las redes, uno de sus beneficios es la capacidad de entender la actualidad y aportar en ámbitos de innovación a nuestro evento, tienen ideas analíticas muy útiles que a través de mediciones de web y redes nos permite influir en las tendencias de hoy en día.

Además es una inversión que es económica a comparación del costo de publicidad en publicaciones privadas o periódicos, muchos trabajan de forma Freelance entonces es sencillo disponer de tiempo para trabajar y para contratarlos durante el periodo que necesitemos.

Difusión y alcance en medios tradicionales

Los medios tradicionales por otro lado están acostumbrados a relacionarse como figuras de autoridad sobre los clientes, tienen un alcance y un costo mayor, pero están vistos como pasados de moda en relación a la figura nueva del Influencer, pero son muy importantes para mostrar un evento profesionalmente y conectar a otras empresas y compradores mayoritarios, son mucho más exigentes en el material que debemos entregarles y si trabajamos con un periodista corporativo podremos contar con un planteamiento más claro y fácil a la hora de relacionarnos con los medios de comunicación masiva. También tienen una forma más concisa para entenderse y comunicarse con otros agentes o clientes.

Un equipo diverso amplifica la cobertura del evento

A veces es difícil decidir cuál es la figura más importante en nuestra estrategia, pero lo que hay que comprender es que más que colocar en una escalera de niveles de autoridad a nuestro equipo, debemos trabajar con todos ellos y entre más diversos sean los aportes de cada uno, menos peso va a tener sobre nosotros el evento y más eficiente será la logística.

Hay que nutrir las ideas, las opiniones, los talentos en nuestro equipo, está bien tener a alguien analista y muy seguro a la hora de hacer propuestas, pero también es importante tener al arriesgado, tener una persona que busca impactos emocionales, otra que busca impactos sociales y otra que busca números, pero tener la capacidad de equilibrar todas estas propuestas y variantes para lograr tener una estrategia innovadora pero sin riesgos, con potencial de éxito y emocional, con un toque social pero con la idea de impulsar la empresa hacia adelante, todo gracias al aporte de todos.

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