Eventos: Que NO debes hacer

Hacer posible un evento es un trabajo difícil en el que tenemos que entender la importancia de todos los puntos de la planeación, la logística, los asistentes, el equipo de trabajo, el espacio en el que se va a desarrollar y tener en cuenta la sincronización y el tiempo para lograr eventos exitosos.

El organizador del evento es el encargado de liderar esta importante tarea de resolver problemas, tratar con personas y alcanzar las metas dispuestas, sin embargo a veces los organizadores nos enfocamos tanto en todo lo que tenemos que hacer que olvidamos las cosas que NO debemos hacer.

 

Hábitos que debes evitar al desarrollar eventos

  • No planear el evento con tiempo necesario, esto es sumamente importante para organizar las tareas del equipo de trabajo, el material necesario para realizar el evento y dirigir el equipo publicitario para que se logre un alcance al público objetivo que asistirá.
  • No concretar las empresas y personas que nos van a suministrar la logística o los equipos antes de los eventos, es clave confirmar disposición y disponibilidad de personal y de material, así como los servicios que se van a prestar, la hora de llegada y todo lo que refiere a montaje e infraestructura.
  • No tener un plan B en caso de que haya problemas de logística, por ejemplo que el venue cancele la fecha o modifique el espacio, problemas climáticos, equipos que fallen o peor, que la entrada de los asistentes se vea comprometida, todo esto se puede solucionar teniendo un plan de contingencia previo.
  • Subestimar la capacidad de nuestro personal y no contar con suficientes empleados para el día del evento. Tenemos que invertir en mano de obra y equipo de trabajo, es preferible que sobren algunos trabajadores a que falten.

 

Utiliza los medios como herramienta

Los medios nos ayudan a resolver muchas variables, ahorrar tiempo y dinero, por ejemplo podemos utilizar email marketing y newsletters para no tener que hacer volantes e invitaciones físicas, alcanzar un público masivo, ser amables con el medio ambiente y con nuestro bolsillo, ahorrando en el personal que tendría repartir el material impreso.

Podemos cambiar nuestro hábito de usar cuadernos o libretas y comenzar a utilizar computadores, tabletas o smartphones nos ayuda a ahorrar espacio, teniendo a la mano una herramienta que permite no solo escribir cosas, también a hacer cuentas, resolver problemas relacionados al evento, compartir imágenes, videos, enlaces, enviar correos y comunicarnos con el equipo en el mismo instante de manera ágil y efectiva. Hay varias aplicaciones gratuitas ideales para organizar eventos que podemos descargar tanto para Android como para IOS.

  • No dejar para último momento la publicación en medios de información y detalles del evento, es muy importante que las redes sociales estén sincronizadas con el contenido que están informando para que los asistentes sepan a qué hora, en qué lugar, que costo tiene y como asistir, hacerlo con pertinencia y promoción también asegura que nuestro público ese día sea mucho mayor.

 

Para tener en cuenta

  • No olvidar agradecer al equipo de trabajo y tratar a nuestros empleados con respeto y seriedad, de nada nos sirve el liderazgo negativo, las personas trabajan mejor en un ambiente cálido e ideal, un buen líder guía a su equipo con conocimiento y claridad sobre las labores que cada uno debe realizar, evitando cargar a una sola persona con trabajo y evitando conflictos personales con su personal.
  • No escatimar en recursos audiovisuales, por más que pertenezcamos a una época diferente tenemos que entender que el mundo actual se mueve a través de la tecnología y ahorrar en pantallas, sonido, experiencia digital y herramientas electrónicas, no solo nos hace quedar como anticuados, si no nos cuesta mucho más porque tenemos que gastar más en personal, en publicidad y en material como stands, escenografía y mano de obra. Los eventos modernos y atractivos se venden por sí mismos, los asistentes compartirán su experiencia en redes sociales y nosotros podemos facilitar esto por medio de nuestras redes de comunicación digitales.
  • No vender algo que no podemos lograr, hay que ser muy claros en el presupuesto que tenemos y utilizar el dinero de la mejor forma, es preferible lograr un evento pequeño y exitoso a un evento gigante y fracasar por falta de recursos.
OrganizadorConciertos en Centro de Convenciones Montevideo