¿Cómo administrar un equipo de trabajo?

Actualmente el éxito de una empresa está muy relacionado a la colaboración, entre empleados, departamentos y directivos. Si tomamos esto como referencia podemos llegar a la conclusión que las compañías tienen estrategias muy estructuradas para conseguir esta meta. Pero ¿Qué pasa cuando la ayuda es excesiva? ¿Qué pasa cuando el exceso de personal y herramientas nos generan complicaciones? ¿Perdemos eficiencia? ¿Perdemos dinero y tiempo valioso?

Hoy nos centraremos en cómo se debe administrar un equipo de trabajo para que la colaboración entre empleados sea óptima, saber cómo delegar responsabilidades e identificar cuando un equipo es suficiente para realizar una tarea.

 

Las herramientas tecnológicas, sus pros y sus contras

Las herramientas siempre han sido una ventaja para cualquier campo, la tecnología, las aplicaciones y las redes sociales han hecho posible que el trabajo en equipo cambie para bien, podemos sacarle mucho provecho comunicándonos a distancia, siendo eficientes con el trabajo masivo y con las conexiones entre empelados, ya no es necesario hacer reuniones permanentemente, ni llamadas todos los días cuando podemos comunicarnos por estos medios.

Pero esto tiene su lado negativo, separarnos y distanciarnos de nuestro equipo en la medida en que la cercanía física se vuelve más escasa, las relaciones pasan a un estado virtual que puede afectar el trabajo de los empleados.

Lo importante aquí es saber encontrar un equilibrio y comunicarse continuamente con el personal, verse en persona para hablar de temas importantes o para concluir un ciclo de trabajo.

 

Administrar un equipo

Es importante ver a nuestro equipo como un equipo de futbol, el director técnico es el que tiene todo el mando, arma una estrategia, conoce el objetivo y las formas de conseguirlo, delega a cada miembro una posición y una meta global, pero principalmente una meta puntual, por eso mismo el guardameta está pensando en ganar pero sabe que su trabajo principal es proteger la portería, el delantero también piensa en ganar pero sabe que su trabajo principal es marcar goles y marcarlos basado en la estrategia que plantea su director técnico.

¿Qué pasaría si el portero, el delantero o el defensa cambian la estrategia, o tiene toda la información del DT?

Muy probablemente afectaría para mal al equipo, crearía confusión porque se perdería la posición de liderazgo y más importante aún, el hecho de que un jugador tuviera en su cabeza el plan de juego de cada jugador, la estrategia como equipo, los cambios, quien está lesionado y quien no, analizara al rival y sus movimientos, sobrecargaría sus funciones y no terminaría haciendo nada o haciendo todo mal.

Es por eso mismo que un buen entrenador informa a su equipo sobre el objetivo y el plan, pero coordina a cada miembro del equipo para tener una función importante, confía en ella y hace que esa persona la desarrolle, asi la función de esa persona sea reemplazar a otra persona. Dos manos son útiles cuando las necesitamos, pero cuando no, hacen estorbo y nos cuestan dinero. La carga de trabajo debe ser equivalente a las habilidades de cada persona y la responsabilidad del trabajo se entrega dependiendo de la capacidad de cada persona para asumir esa misma responsabilidad.

No podemos negar que en un grupo hay que conseguir objetivos individualmente, algunos que en grupo no se pueden lograr y otros para impulsar al resto a trabajar y continuar, muchas veces la mejor forma de tener claro esto es por medio de reuniones persona a persona, muchas veces las redes, whatsapp, e-mail, nos pueden jugar en contra y que no lleguen los mensajes, que no se entiendan o que por la naturaleza de estas aplicaciones, no seamos tomados en serio como los que están a cargo de la operación.

 

No cargar a tus empleados con más trabajo del que ya tienen

Pensemos por un momento en el diario de un empleado común, entra a trabajar la jornada laboral en la mañana, almuerza al medio día, regresa al trabajo y sale hacia su domicilio en la noche, esperando descansar, verse con su familia y dormir hasta el próximo día.  Pero esto puede complicarse cuando al aprovechar las herramientas tecnológicas seguimos manteniendo a nuestro personal conectado al trabajo, enviando correos a horas no laborales, escribiéndoles por whatsapp, haciéndolos trabajar horas extra, esto genera una aversión al trabajo y que los empleados no descansen, ni recarguen de energía sus días, obligándonos a tener personas insatisfechas, cansadas y mucho menos eficientes.

Estudios demuestran que empleados felices y conformes trabajan con más responsabilidad y con más amor hacia sus labores, y para delegar apropiadamente y aprovechar nuestro personal necesitamos empleados responsables y capaces de hacer su trabajo.

¿Cuándo tengo más manos de las que necesito?

Tenemos que estar muy pendientes de este problema, pues a muchas empresas les cuesta dinero, personal y genera ambientes dependientes donde un solo empleado se acostumbra a hacer el trabajo individual con otras dos personas sin necesitarlas. Ya cuando somos conscientes de todo esto podemos tomar a cada empleado y establecer su labor, sus responsabilidades y sus metas individualmente, así como determinar cuándo se necesita un grupo más grande para lograr ese cometido. Esta relación trabajo-cantidad de empleados, tiene que ser equilibrada.

  • Profesionalizar el uso de correos, usar un servidor corporativo, grupos exclusivos para temas laborales.
  • No enviar tantos mensajes, la cantidad no es calidad, ser más claros en nuestros correos, informes, mensajes y acudir a nuestro personal en horarios laborales.

No siempre tenemos que tener a nuestro equipo en un mismo espacio, parte de esta reflexión es generar una iniciativa para que cada uno muestre sus capacidades y de esa forma poder indicarle a cada empleado donde puede trabajar más adecuadamente, ya sea como miembro activo de un evento, o como parte del equipo que trabaja previamente al evento o después de este. Las funciones de cada individuo son la tarea, pero las capacidades definen la meta.

Finalmente escucha a tu equipo, es lo más importante cuando estamos creando un plan de trabajo, así podrás conocer las cualidades, la disposición y las responsabilidades que puedes darle a cada trabajador. Evaluarlos conforme a su desempeño y encontrar los puntos a mejorar, los puntos a reconocer y entender que hizo que su desempeño fuera mejor o peor para poder solucionarlo.

 

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