Claves para Organizar Eventos Exitosos: La Planificación

Los eventos tienen por naturaleza una interacción directa y emocional con el público, son experiencias reales donde no podemos editar, modificar o manipular las imágenes como en una campaña publicitaria, en un comercial de televisión o en un anuncio de internet.

Por esta misma razón es muy importante el día de la realización del evento, ese día todo debe ser perfecto, no hay postproducción, ni hay segundas tomas, es el todo o nada.

Pero ¿Cómo hacer que nuestro gran día logre nuestros objetivos y podamos impactar al público de la forma que buscamos? Es aquí donde entra la primera de las claves para organizar un evento exitoso.

La planificación: Los eventos tienen una similitud con los grandes conciertos, nuestros artistas favoritos no sacan de la nada sus grandes shows, las coreografías, las canciones, las luces y la dinámica con el público es algo que todo un equipo de trabajo practica y ensaya mucho tiempo antes del show.

Esto nos interesa mucho porque es aquí donde comenzamos a crear una experiencia única e inolvidable para los asistentes, previendo, organizando y planeando nuestro evento desde mucho tiempo antes para poder tener un equipo adecuado de movilidad, seguridad, atención, comunicación y alimentación, dependiendo la cantidad de personas que vamos a recibir en nuestro día de apertura.

La planificación también nos brinda una seguridad en cuanto a asistencia, nos da tiempo de hacer campañas, estrategias y difusión publicitaria para tener un alcance masivo de la mano de los medios de comunicación.

El tiempo previo nos ayuda a tener una estadística de a quién va dirigido nuestro evento.

Es esencial hacer un presupuesto de cuanto vamos a invertir para cada una de nuestra necesidades, así como de cuanto vamos a recuperar y cuanto vamos a ganar, recordemos que lo que más afecta la proyección de eventos a futuro es un mal uso del presupuesto, pues si en nuestro primer show perdemos dinero y no recuperemos así sea la inversión en el auditorio, es probable que el golpe económico y moral nos obligue a no hacer más eventos.

Por medio de una buena planificación podremos seleccionar el lugar más adecuado para lo que buscamos, un venue, un auditorio, un centro de convenciones, un lugar al aire libre, lo que busquemos dependiendo de nuestras necesidades (una conferencia, un evento empresarial, un concierto o una feria). El problema de la mayoría de eventos es que la falta de planeación obliga a los organizadores a escoger espacios disponibles por necesidad, no por gusto, a pagar precios altos por fechas muy cercanas o a montar shows en lugares no apropiados para el sonido, para la cantidad de personas, para la infraestructura o para las condiciones climáticas, haciendo que la gente no quepa en el lugar, que el lugar sea muy grande para la asistencia, que los conciertos no suenen bien, que las conferencias tengan que atenderse de pie o que simplemente que las condiciones del espacio no nos permitan colocar los stands o la escenografía de una feria.

Planea tus eventos con anticipación, enfócate en tu público objetivo, haz un presupuesto de gastos y ganancias, rodéate de un equipo capaz y adecuado para lo que necesitas y no dudes en preguntarnos para reservar días de preproducción y montaje para tú gran día.

No olvides estar atento a nuestra próxima entrada sobre las claves para organizar un evento exitoso.

show de dance gospel