4 consejos para gestionar eventos empresariales

Hacer eventos empresariales es un trabajo difícil que requiere planificación y paciencia, especialmente cuando buscamos posicionar una marca, aquí es cuando la estrategia de Marketing entra a jugar un papel importante, se convierte en el medio para alcanzar nuestros objetivos.

Hoy vamos a conocer algunas herramientas para hacer llegar nuestro mensaje, aprender a comunicarnos tácticamente, limitar los riesgos del evento y lograr alcanzar la meta como gestores empresariales.

A continuación mencionaremos varios consejos y herramientas muy útiles para conocer las necesidades básicas de las empresas a la hora de hacer eventos.

Trabaja tus contactos

Invitaciones, recordatorios, tarjetas de presentación e incentivos son importantes para atraer personas a nuestra marca, personas que pueden ser compradores, influencers o colegas que pueden verse interesados en nuestro producto, en nuestro evento y potencializar nuestras metas. Además no hay que pensar solamente en el previo al evento, muchas veces lo más importante pasa después del evento, por eso mismo es clave tener material físico y virtual para que las personas recuerden nuestra marca y conserven nuestro contacto.

Otra buena idea es no buscar solamente clientes, también invitar personalidades públicas y privadas, medios de comunicación y otras marcas a conocer nuestra propuesta y así difundir en sus plataformas nuestro contenido, volvernos masivos.

 

Agenda y Planeación

Antes de cualquier evento debemos estar al tanto sobre el espacio en que vamos a trabajar, el lugar alrededor, los eventos próximos y previos, conocer la competencia.

Al tener un mapa y un plano del espacio podemos saber qué capacidad tenemos, hasta donde trazar los límites de las posibilidades en cuanto a asistencia e infraestructura, así como los pros y contras de la localización. Esto nos permite poder tematizar el espacio, contar con lugares para esparcimiento como cafeterías y poder distribuir el espacio para tener stands, ofrecer catering y permitir una movilidad más amable entre los asistentes.

Conociendo nuestro espacio y teniendo una agenda muy bien construida evitaremos retrasos, dispersar a las personas y alejarlas por no contar con servicios de alimentación, problemas logísticos de multitudes, falta de personal, falta de espacios de higiene personal o de falta de aseo general.

No olvides conocer y marcar puntos de acceso y salidas de emergencia para facilitar una situación de alerta.

Equipos de emergencia

Esta es una herramienta de la que no se suele hablar porque se asume que todo realizador de eventos y empresa está al tanto de tener Kits y equipos para situaciones de emergencia, lo cierto es que no es así y cuando los necesitamos ya es tarde y puede haber un desastre logístico o algo peor. Tenemos que tener agua embotellada para hidratar el personal en situación de emergencia, así como snacks y alimentos no perecederos para casos en que las personas pierdan el conocimiento por insolación, hambre o claustrofobia.

El botiquín de primeros auxilios no puede faltar y no puede ser el que tenemos en la empresa o en nuestra casa, debe ser un botiquín amplio que cubra los requerimientos establecidos por la ley, vale la pena incluir otros artículos para situaciones de emergencia como ropa de cambio, guantes, aparatos electrónicos, cables de conexión, un celular satelital, alarmas y si el evento es grande y con presupuesto, un equipo de primeros auxilios, con un espacio aislado y cómodo para atender a las personas.

Finalmente una línea de emergencia entre el personal logístico es muy útil, para evitar riesgos entre la organización del evento, un stand defectuoso, el retraso de un invitado, que falle algún equipo electrónico o que se enferme uno de los organizadores. El presupuesto para emergencia no está de sobra, esto es necesario para cubrir gastos de último minuto y darle tranquilidad al resto del personal en momentos imprevisibles que surjan durante el desarrollo del evento.

Seleccionar el material con sabiduría

Este es el momento en que debemos sacar nuestras facultades como administradores porque dependiendo de la cantidad de material que utilicemos el presupuesto puede  volverse muy arriesgado, obligándonos a alcanzar metas muy difíciles de lograr o ser bastante cómodo pero dejarnos cortos de herramientas como papel, bolígrafos, material audiovisual, stands, logística o herramientas básicas, haciendo que el evento se quede corto logísticamente.

Por esto debemos encontrar el equilibrio perfecto, es preferible que el material sobre y no que falte, claro sin derrochar y destruir nuestro presupuesto.

Parece complejo pero con solamente pensar en las necesidades de los asistentes y de nuestro equipo podemos comenzar a hacer una lista de las cosas que no pueden faltar, un espacio con computadores, impresoras, escáneres, equipos audiovisuales, un plan b de herramientas como video beams, luces, micrófonos, proyectores.

Elementos de aseo, sillas, stands, catering, mesas y cosas por ese estilo se seleccionan según la cantidad de personal esperada y según el tipo de evento que vamos a realizar, sea una feria, una conferencia, un congreso o el lanzamiento de un producto.